هل سبق لك وتسائلت لماذا بعض الأشخاص لديهم الوقت الكافي لفعل كل ما يودونه والبعض الآخر لا يستطيعون استكمال مهمة واحدة بشكل صحيح؟
ترتبط القدرة على إنجاز المهام بشكل فعال بالقدرة على تنظيم الوقت بشكل جيد. فن إدارة الوقت وتنظيم المهام من دون الشعور بالضغط هي مهارة حياتية وتعتبر من أهم المهارات التي تتطلب جهد لإتقان ممارستها. ترتبط هذه المهارة بأمور كثيرة في حياتنا اليومية مثل ترتيب الأولويات، والمشاركة في النشاطات، ومواعيد تسليم المهام، جميع هذه الأمثلة تعتبر جزء صغير لما نمر به يوميًا. القدرة على تنظيم وقتك وحياتك لها علاقة أيضًا بصحتك النفسية، فإنجازك للمهام المتراكمة يزيد من ثقتك بنفسك ويؤثر على مزاجك.
على كل حال، في هذا الشأن جميع الحلول مطروحة، منها ما قد يصلح لك، ومنها ما قد لا يصلح. سنتحدث في هذا المقال عن الفرق بين التدريب الداخلي والتدريب الخارجي للموظفين، وسنعرض أيضًا إيجابيات وسلبيات كل نوع، بما في ذلك التدريب الإلكتروني، وإمكانية تكلفة إنشاء منصة إلكترونية خاصة بشركتك.
مبادئ إدارة الوقت
1- مبادئ إدارة الوقت لا تختلف عن مبادئ إدارة الحياة، هناك عدة مبادئ إذا قمت بتطبيقها في حياتك ستتغير حياتك بدرجة كبيرة. أول مبدأ يجب العمل عليه هو التفريق بين العنصر الطارئ والعنصر المهم. كثيرًا ما نرى جدول أعمالنا مزدحم بالعديد من المهام، لذا يجب عليك التفرقة بين المهام الضرورية ولكنها ليست عاجلة. قم بالعمل على المهمة العاجلة حتى يتوفر لك وقت للعمل على المهام الضرورية المتبقية.
2- من هنا ننتقل إلى مبدأ آخر من مبادئ إدارة الوقت ألا وهو اختيار الأوقات التي تكون فاعليتك فيها مرتفعة. اختر الوقت المناسب الذي ترى نفسك به أكثر نشاطًا وحيوية، سيؤثر هذا على جودة وسرعة إنهائك للمهام. ابدأ بالمهام الصعبة أولًا ثم انتقل إلى المهام الأكثر سهولة، فالمهام الصعبة ستأخذ منك أغلب وقتك وجهدك.
3- تحلى بالمرونة وتجنب جدولة المهام التي تجعل من يومك مكتظًا، كن على علم بأنه ستواجهك معوقات عديدة في يومك. حافظ على طاقتك وتجاوز المعوقات واستمر بالعمل على المهام حتى تكملها جميعها، لذا قم بترك أكثر من 40% من وقت يومك خاليًا تحسبًا لظروف ما قد تواجهك. فربما مهمة ما تأخذ أكثر من الوقت المخطط لها.
4- لا تعط وقت أقل لمهمة تحتاج أكثر من الوقت المتاح، وضع الوقت المناسب لكل مهمة وزيادة هذا الوقت بنسبة من 20 إلى 30 بالمائة يضعك في النقطة الآمنة ويخف عنك التوتر الناجم عن عدم إكمال المهمة في الوقت المناسب.
التخطيط ووضع الأولويات
هل تعلم أنه عند تكرار سلوك معين لعدة أيام وأسابيع يصبح هذا السلوك عادة من عاداتك اليومية؟
الأشخاص الأكثر إنجازًا يعلمون جيدًا ما يجب فعله كل يوم. إنهم يعتبرون الوقت الذي يقضونه في التخطيط ليومهم وحياتهم هو استثمارًا في نجاحاتهم ويترتب عليه أمور جمة في المستقبل. قبل التخطيط لوقتك عليك العلم بأنه هناك نوعين من الوقت: وقت غير قابل التنظيم وهو الوقت الذي نقضيه في النوم أو مع العائلة أو في الإجتماعيات وهو مهم للحفاظ على حياة متزنة. أما النوع الثاني وهو الوقت قابل التنظيم، هو الوقت الذي نقضيه في العمل والذي يمكن أن ننظمه بحيث يكون ذا فاعلية. يرتبط تنظيم الوقت وترتيب الأولويات بزيادة الإنتاج وتحقيق الأهداف المرجوة.
قبل الشروع في وضع الخطة التي نود تحقيقها، يجب علينا في البداية تحديد الأهداف المرجوة وتحديد الكيفية التي سنقوم بتحقيق الأهداف من خلالها وكذلك أيضًا الموارد التي سنستخدمها لتحقيق تلك الأهداف. هناك معادلة سهلة مرتبطة بتحديد الأهداف مكونة من ست كلمات تبدأ جميعها بحرف الميم (محددة، مجزية، مخصصة، معقولة، مرتبطة بالزمن، مراجعة). هذه المعادلة يجب أن تطبق على جميع الأهداف الخاصة بك، حتى تصبح أهدافك قابلة للتحقيق. اختبر نفسك من خلال بعض الأسئلة التي تساعدك لمعرفة إذا ما كنت مخطط جيد أم لا.
أمثلة:
هل تدون خططك اليومية على ورقة؟
هل تستطيع إنجاز المهام المدونة في خطتك اليومية؟
هل هناك معوقات وأمور تفسد عليك خططك؟
يعتبر التخطيط جزء مهم جدًا من إدارة الوقت ويعتبر هو المحرك الأساسي لنا تجاه الإنجازات والأهداف. لذا سنقوم بتسليط الضوء على مكوّنات التخطيط الأساسية ألا وهي:
1) نوع العمل المطلوب إنجازه ومجاله: هل العمل يحتاج إلى جهد بدني أم فكري؟
2) كيفية إنجازه: كيف يتم إنجاز هذا العمل؟
3) توقيت إنجازه: هل مرتبط بوقت معين؟
4) مكان إنجازه: هل يجب الانتقال إلى مكان معين لتنفيذه؟
5) مدى سرعة إنجازه: هل لدي وقت ممتد لفعل العمل أم مطلوب بأقصى سرعة
6) المخاطر المرتبطة بهذا العمل
7) الكلفة المرتبطة: المصاريف
8) الموارد البشرية
9) المعدات اللازمة: مثل الحاسب الآلي
ليس ضروريًا أن تجيب على جميع الأسئلة السابقة ولكن من اللازم أن تفكر بهم عند القيام بعملك. مراجعة الأسئلة والإجابة عليها تضمن لك أن الإنجاز والتفوق في العمل.
مبدأ باريتو لوضع الأولويات
من الأدوات الهامة التي تساعد على تنظيم الوقت ووضعه في إطار سليم من أجل تحكم أفضل في حياتنا هي آداة باريتو 80\20. الفكرة من هذا المبدأ هي أن تعلم يقينًا أن 20% من نشاطاتك تجعلك تحصل على 80% من النتائج، و لتوضيح الفكرة أكثر في عالم خدمة العملاء مثلًا 20% من العملاء يقدمون 80% من الأرباح شأنه شأن الكرة الأرضية فـ 20% من السكان يستهلكون 80% من الموارد.
وبتطبيق مبدأ باريتو على حياتنا فـ 20% من الأعمال التي نقوم بها تعطينا 80% من القيمة والنجاح. لذا ركز على 20% من المهام الفعالة التي تُعطيك 80% من نجاحاتك.
كيف تحدد أولوياتك؟
يعتقد الكثيرون من الأشخاص الناجحون أن نموذج الرئيس آيزنهاور هو أفضل نموذج على الإطلاق في عملية ترتيب الأولويات. يعتمد النموذج على التوفيق بين الأمور الهامة والأمور العاجلة من ناحية والأمور الغير هامة والأمور الغير عاجلة من ناحية أخرى. يتناول المبدأ إدارة الوقت بشكل فعال عن طريق قضاء الوقت في فعل الأمور الهامة وليس فقط الأمور العاجلة التي تستدعي تحرك فوري. وفي الشكل التالي ستفهم بوضوح النموذج وستستطيع تطبيقه على جميع نواحي حياتك.
ما هي عوائق إدارة الوقت وكيف نتغلّب عليها؟
بدايةً يجب علينا تحديد وقت الذروة أو النشاط في يومنا واستخدامه بشكل فعال لدفع عجلة الإنتاجية. هناك نوعين من الأشخاص: شخص صباحي، شخص مسائي. يجب أن تعلم أي نوع هو أنت، فمثلًا هل تذهب للنوم مبكرًا أم تطيل السهر؟ ما الخيارات التي تميل إليها عند ترتيب يومك، في بداية اليوم أم نهايته؟ إجابتك على هذه الأسئلة يحدد شخصيتك ويساعدك للتصرف حيال ذلك. الفكرة من ذلك هي أن هناك أوقات باليوم نكون في أوج نشاطنا وأوقات أخرى نشاطنا أقل، فالمفترض أن نستغل ذلك ونضع المهام الضرورية في الأوقات المناسبة حتى لا نشعر بالخمول في نهاية اليوم.
مأساة العمل الغير مكتمل: بعض الأحيان نعطي وقت معين لقضاء عمل ما، ثم نكتشف أنه بعد انقضاء الوقت المحدد لم نقم بإكمال العمل كله ونؤجله ليوم لاحق. هذا الفعل يولد شعور سئ ويؤثر على حالتنا النفسية ويزيد القلق، ويؤثر على إنتاجيتنا. لذا تنقسم مضيعات الوقت إلى قسمين: ذاتية وهي الأمور التي تحدث بسبب تقصير من الشخص نفسه من خلال عاداته السيئة مثل:
1) عادة عدم الترتيب: وهي أن تضيّع وقتك في البحث عن الأوراق وترتيبها. ولتجنب هذه العادة يجب أن تقوم بترتيب أوراقك بعد كل مرة تنتهي من المذاكرة أو العمل
2) الكمالية: وهي أن تقضي وقت أكثر من اللازم حتى تخرج فعل كامل. دائمًا فكر في التكلفة والجهد مقابل النتيجة، يجب أحيانًا أن نقبل بالمتوسط حتى نحافظ على الوقت.
3) المماطلة والتأجيل: التأجيل هو أن ترحل شئ هام إلى وقت لاحق، أما المماطلة تعني عدم الالتزام بوقت عمل المهمة المطلوبة منك. في هذا الشأن عليك بمراقبة نفسك جيدًا وتحليل العوامل التي تساعد على التأجيل والمماطلة والقضاء عليها.
4) المبالغة في العمل: ليس ضروريًا أن تتطوع وتقوم بعمل أكثر من اللازم، تعلم أن تقول لا في الوقت المناسب.
5) قلة المهارة: أحيانًا قلة الكفائة في عمل ما تكون عائقًا، لذا تعلم جيدًا وتدرب وحاول أن تحسن نفسك دائمًا في مهارات العمل المطلوبة.
6) الاجتماعيات الزائدة: لا تضيع وقتك في الاجتماعيات أو وسائل التواصل الاجتماعي، فالشيء الذي يصبح زائدًا عن الحد يكون عائقًا للفرد.
القسم الثاني هي مضيعات ظرفية، وهي الأمور التي تحدث بسبب البيئة المتواجد بها الشخص وليس له علاقة بها ولا يمكن أن يؤثر عليها:
1) الزيارات المفاجئة: وهنا عدة اقتراحات يمكن أن تساعد مثل الاعتذار بلباقة لظروف العمل، أو يمكن أن تحدد وقتًا مخصصًا للزيارات.
2) المكالمات الهاتفية: اختصر مدة المكالمات قدر الإمكان، وإذا أمكن لا ترد على الهاتف حتى تنتهي من المهمة المطلوبة منك
3) الأزمات والطوارئ: تعامل مع الأزمات بطريقة هادئة ولا تنزعج، فقط قم بعمل اللازم وحل المشكلة وعد إلى عملك مرة أخرى.
4) البريد الإلكتروني: خصص وقتًا معينًا للرد على البريد، تعامل مع الرسائل التي تحتاج إلى تدخل فوري وتعامل معها.
إدارة وقتك هي مسؤوليتك أنت فقط وأنت من سيُسأل عنها، لذا التزم بالخطة التي وضعتها لنفسك ولا تحيد عنها حتى تتمكن من عيش حياة خالية من القلق والتوتر. ولمزيد من المعلومات حول هذا الموضوع يمكنك زيارة مساق إدارة وتنظيم الوقت وتمالك الضغوط.